3 Cara ChatGPT Work Bantu UMKM Atur Prioritas, Konten, hingga Laporan

Harianjogja.com, JOGJA—Mengelola usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) bukanlah pekerjaan ringan. Dalam sehari, pelaku usaha harus membagi perhatian pada pengelolaan stok barang, pemrosesan pesanan, interaksi dengan pelanggan, hingga pembuatan materi promosi. Ketika semua informasi bisnis tersebar di berbagai catatan, file, dan aplikasi yang berbeda, menentukan mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu bisa menjadi tantangan tersendiri.

Bertepatan dengan Hari UMKM Nasional yang diperingati setiap 12 Agustus, OpenAI merangkum tiga cara praktis memanfaatkan ChatGPT Work untuk membantu pelaku UMKM menata pekerjaan operasional dengan lebih efisien.

Dilansir dari Marshable, ChatGPT Work merupakan mode agen AI di ChatGPT yang dirancang untuk membantu pekerjaan bertahap dengan memanfaatkan informasi dari berbagai sumber—mulai dari email, kalender, file, hingga aplikasi yang terhubung—dengan izin pengguna.

Pengguna tetap memegang kendali penuh atas setiap hasil yang dihasilkan. Mereka dapat memeriksa, meminta perubahan, serta menyetujui tindakan sebelum dieksekusi. Untuk mengakses Work, pengguna cukup menggeser pilihan dari Chat ke Work di bagian atas layar, baik melalui situs maupun aplikasi ChatGPT di perangkat seluler atau komputer.

Menyusun Prioritas Kerja Mingguan Tanpa Pusing

Ketika usaha mulai berkembang, arus informasi bisnis pun ikut membesar. Data pesanan, catatan stok, jadwal pengiriman, hingga pesan dari pelanggan bisa tersimpan di berbagai tempat yang berbeda. Akibatnya, pemilik usaha sering menghabiskan waktu berharga hanya untuk mengumpulkan informasi sebelum bisa menentukan pekerjaan mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

ChatGPT Work hadir sebagai solusi dengan kemampuan merangkum informasi dari berbagai aplikasi atau plugin yang terhubung. Pelaku UMKM cukup meminta Work untuk memeriksa pesanan dan pesan pelanggan terbaru, lalu Work akan menandai pekerjaan mendesak dan menyusun daftar tindak lanjut berdasarkan tingkat urgensinya.

Yang lebih menarik, pekerjaan rutin juga dapat dijadwalkan agar ChatGPT menjalankan tugas secara otomatis pada waktu tertentu—misalnya membuat rangkuman operasional setiap hari atau setiap minggu. Dengan demikian, alur kerja yang berulang tidak lagi harus dikerjakan secara manual.

OpenAI memberikan contoh penggunaan: pengguna dapat meminta Work menyusun ringkasan kerja mingguan berdasarkan daftar pesanan, catatan stok, jadwal pengiriman, dan informasi pemasok. Hasilnya akan mencakup pesanan prioritas, kebutuhan stok yang masih kurang, serta langkah berikutnya untuk setiap pesanan.

Ide Konten Media Sosial dari Foto Produk

Selain urusan operasional, pembuatan konten media sosial kerap menjadi pekerjaan yang menyita waktu pelaku UMKM. Tantangan ini terasa semakin berat ketika pemilik usaha harus menangani penjualan dan aktivitas operasional pada saat bersamaan.

ChatGPT Work dapat dimanfaatkan untuk menyiapkan ide konten hanya dengan bermodalkan foto produk. Pelaku UMKM cukup mengambil foto menggunakan ponsel, mengunggahnya ke ChatGPT, lalu memberikan informasi mengenai target pelanggan yang ingin dijangkau serta tujuan promosi.

Dari bahan sederhana tersebut, ChatGPT dapat mengembangkan ide untuk gaya foto, video pendek, maupun bagian tertentu dari produk yang dapat ditonjolkan. Ide-ide tersebut kemudian dapat disesuaikan dengan kondisi usaha dan diproduksi sendiri menggunakan ponsel—tanpa perlu peralatan khusus atau biaya produksi yang mahal.

Pendekatan ini memungkinkan proses pembuatan konten dilakukan dari berbagai lokasi usaha, termasuk toko, dapur, maupun lokasi acara. OpenAI menyarankan pengguna untuk meminta ide konten untuk tiga minggu ke depan berdasarkan foto produk, dengan pendekatan sederhana dan realistis agar dapat diproduksi secara mandiri.

Memahami Laporan Penjualan dengan Lebih Cepat

Laporan penjualan menyimpan informasi penting bagi pemilik usaha untuk mengevaluasi kinerja dan menentukan arah strategi berikutnya. Namun, membaca dan memahami banyak angka sekaligus bisa menjadi pekerjaan tersendiri—terutama ketika pemilik UMKM juga harus menangani berbagai aktivitas bisnis lainnya.

ChatGPT Work dapat membantu membaca dan menganalisis laporan penjualan, catatan stok, serta informasi promosi. Dari data tersebut, Work dapat merangkum informasi, menunjukkan pola, dan membandingkan hasil dari waktu ke waktu.

Hasil analisis ini kemudian dapat digunakan sebagai bahan evaluasi oleh pemilik usaha. Dengan memahami pola dalam data, pelaku UMKM dapat memperoleh gambaran lebih jelas mengenai performa produk dan hasil aktivitas penjualan yang telah dilakukan.

OpenAI memberikan contoh prompt yang dapat digunakan: "Bantu saya memahami laporan penjualan ini dengan bahasa sederhana dengan menunjukkan produk yang paling banyak dan paling sedikit terjual, pola penjualan yang terlihat, serta dua langkah konkret yang dapat saya coba untuk meningkatkan omzet".

Mulai dari Satu Pekerjaan, Kembangkan Bertahap

OpenAI menyarankan pelaku UMKM untuk tidak terburu-buru mengubah seluruh cara kerja bisnis. Penggunaan ChatGPT Work dapat dimulai dari satu pekerjaan yang paling sering dilakukan dengan memanfaatkan bahan yang sudah tersedia.

Setelah menemukan alur penggunaan yang paling membantu, pelaku UMKM dapat memperluas pemanfaatan ChatGPT untuk kebutuhan bisnis lainnya. Pendekatan bertahap ini memungkinkan pengguna untuk terlebih dahulu memeriksa apakah hasil dari ChatGPT Work benar-benar sesuai dengan kebutuhan usaha mereka.

OpenAI juga menyebut pengguna ChatGPT Gratis kini memiliki lebih banyak ruang untuk mencoba layanan tersebut melalui percakapan teks tanpa batas. Untuk pertanyaan yang membutuhkan penalaran lebih mendalam, pengguna Gratis dapat menekan tombol Think agar ChatGPT memiliki lebih banyak waktu untuk menyusun jawaban.

Bagi pelaku UMKM yang ingin mempelajari pemanfaatan ChatGPT untuk kegiatan bisnis sehari-hari, OpenAI Academy menyediakan materi pembelajaran, contoh prompt, template, serta berbagai panduan praktis.

Dengan tiga pendekatan tersebut, ChatGPT Work dapat dimanfaatkan untuk membantu pekerjaan yang dekat dengan aktivitas harian UMKM—dari menentukan prioritas, menyiapkan materi promosi, hingga memahami data penjualan. Pemanfaatannya dapat dimulai dari kebutuhan operasional yang paling sering dilakukan sebelum diperluas ke kebutuhan bisnis lainnya.

Cek Berita dan Artikel yang lain di Harian Jogja, dan edisi cetak versi elektronik kami hadir di Epaper Harian Jogja.